ACT : نرم افزاری برای تنظیم و مدیریت تماس ها و قرارها

 

با رشد شرکت ها و توسعه تجارت و بالنتیجه بیشتر شدن ارتباطات، روش های سنتی مدیریت تماس ها ، قرارها و برگزاری جلسات که همان استفاده از سررسید و تقویم کاغذی می باشد، دیگر جوابگو نیست. روش مکانیزه ای که امروزه جایگزین این روش سنتی شده، استفاده از نرم افزارهای Contact Manager است.

 

 

بسیاری از گوشی های تلفن همراه امروزی نسخه ای از برنامه Contact Manager را برای استفاده شخصی ارائه می کنند ولیکن برای مدیریت قرارها و تماس ها در مقیاس یک شرکت کوچک یا متوسط باید از نرم افزارهای حرفه ای تری مانند ACT! استفاده کرد. نسخه 2010 این نرم افزار که جدیداً توسط شرکت Sage ارائه شده در بسیاری از نقاط جهان و منجمله کشورمان، ایران، نرم افزاری شناخته شده و پرکاربرد بوده و شرکت های زیادی برای مدیریت جلسات، تماس های تلفنی و قرار و مدارهایشان از آن استفاده می کنند.

ACT! علی رغم اینکه یکی از قوی ترین برنامه های Contact Manager  موجود در بازار می باشد، دارای واسط کاربری (UI) بسیار ساده و راحتی است، به طوری که حتی تازه کارها نیز می توانند براحتی از ان استفاده کنند.

ACT! علاوه بر اینکه براحتی می تواند ارتباطات بین شرکت ها(مشتریان و شرکاء) و قرارها را نشان داده، برقرار نموده و مدیریت کند با برنامه پرکاربرد Outlook نیز براحتی لینک می شود.

نسخه Basic این برنامه اجازه می دهد تا حداکثر 10 کاربر به صورت همزمان بتوانند تقویم، دفترچه تلفن و سایر اطلاعات را با هم به اشتراک بگذارند. در این حالت هر کاربری قادر خواهد بود، اطلاعات ایجاد شده توسط سایر کاربران را مشاهده و در صورت نیاز کامل کرده و یا اصلاح نماید.

نصب ACT! بسیار براحتی صورت گرفته و در مرحله انتهایی این فرصت به کاربر داده می شود تا بتواند لیست قرار و مدارها و مشخصات مشتریان یا افرادی که با آن ها قرار دارد را از برنامه Outlook به ACT! وارد نماید(Import Contacts). پنجره قرارها (Contact Window) در نرم افزار ACT! دارای 12 قسمت (tab) در بخش پائینی خود می باشد که کاربران با کلیک کردن روی هر کدام از آن ها می توانند اطلاعات جزئی تر و تفصیلی را مشاهده کنند.

هنگامی که کاربر ایمیلی را به کسی فرستاده و یا از وی دریافت می کند، برنامه ACT! سابقه ای از آن را در قسمت سوابق نرم افزار نگهداری می کند. البته علی رغم تمام مزایا و نقاط قوت، برنامه ACT! نقاط ضعفی نیز دارد. از جمله این نقاط ضعف امکان جستجو فقط بر مبنای اسم فامیل در قسمت Link-message است. علاوه بر آن ، در دیالوگ باکس Add/Remove کلیدی برای ایجاد یک گروه یا شرکت جدید نیز به چشم نمی خورد.

صرف نظر از چند ایراد و ضعف جزئی و قابل صرف نظر، نسخه 2010 برنامه ACT! را می توان یکی از موفق ترین و قوی ترین برنامه های Contact Manager ارزیابی کرد.

 

شکل 1

 

واسط کاربری نسخه 2010 نرم افزار ACT!. قیمت نسخه اصلی این نرم در اروپا تقریباً 200 دلار است.

نقاط قوت : برای مدیریت قرارها، وظایف (tasks) و تقویم بسیار قدرتمند و انعطاف پذیر عمل می کند. با برنامه Outlook بخوبی لینک می شود و واسط کاربری بسیار راحتی دارد.

نقاط ضعف : برخی اوقات برای انجام یک کار ساده باید مراحل زیادی پیموده شود. امکان جستجوی کامل در برخی موارد وجود ندارد و نهایت اینکه برخی پیام ها یا جملات و عبارت گنگ و نامفهوم هستند.